В предыдущей своей статье я рассказала о нескольких простых приемах работы в Word, которые могут пригодиться каждому, даже самым маленьким начинающим пользователям. Но размер статьи ограничен, и там не поместились еще несколько примеров, которые, я считаю, будут очень полезны — может быть, не всем, но тем, кто работает с Word на более профессиональном уровне.

Что немаловажно, это не сферические примеры в вакууме; описанные ситуации взяты из реальной жизни, и мне регулярно приходится объяснять окружающим, как правильно добавить оглавление, пронумеровать страницы или рисунки (это уже примеры из нынешней статьи). Вот буквально только что возник вопрос, как поменять ориентацию для нескольких страниц на альбомную так, чтобы при этом остальные были обычные, книжные. Спрашивали — отвечаем!

Сравнение двух версий документа

Начнем с анонсированного в прошлый раз способа сравнения двух версий одного документа. Предположим, что ваш коллега, с которым вы совместно работаете над документом, не читал мою предыдущую статью (конечно, представить такое сложно, но постараемся!) и не знает, как включить запись исправлений. Так что вы получили от него письмо с отредактированной версией документа и припиской: «Ну я там подправил немного, посмотри, все ок?» И вы, проклиная его бестолковость, уже представляете себе ближайшие два-три часа, которые вам предстоит провести, вычитывая 40-страничный документ.

Но все не так мрачно. В недрах Word сокрыта тайная функция сравнения документов, с помощью которой можно сразу же увидеть все отличия между двумя версиями документов. Вот как это работает.

  1. Открываете оба документа.
  2. Во вкладке «Рецензирование» нажимаете кнопку «Сравнить».
    Сравнить документы в Word
  3. Откроется окно «Сравнение версий», в котором нужно выбрать оба сравниваемых документа.
    Документы, которые нужно сравнить
  4. В результате получается новый документ, в котором видно как все вставки и удаления, так и оба исходных документа.
    Результаты сравнения документов в Word

Страницы книжной и альбомной ориентации в одном документе

Иногда бывает нужно повернуть несколько страниц документа на 90 градусов (в альбомную ориентацию). Например, в нашем стандартном техническом задании есть раздел «Эскизы страниц», в котором приводятся схематические изображения страниц сайта. Их удобнее размещать на альбомных страницах. Но до раздела с эскизами и после него идет обычный текст, в книжной ориентации. Сейчас объясню, как это сделать.

  1. В конце предыдущей перед эскизами страницы нужно вставить конец раздела (в панели «Разметка страницы» выбрать «Разрывы — Разрывы разделов — Следующая страница»).
  2. В конце страницы с эскизами — то же самое.
  3. Теперь документ поделен на 3 раздела. Сейчас все они имеют книжную ориентацию страниц, а нам нужно, чтобы во втором (среднем) была альбомная. Для этого нужно установить курсор на любую страницу из второго раздела и поменять его ориентацию (в той же панели «Разметка страницы» выбрать «Ориентация — Альбомная»).

Номера страниц, логотип, название документа и все такое прочее — колонтитулы

В наших официальных студийных документах мы всегда указываем на каждой странице название документа и название нашей студии (а также логотип). Это достаточно удобно: сразу видно, что это такое вы читаете.

Всю эту информацию мы помещаем в колонтитулах. Колонтитулы — это область документа, в которой содержатся вспомогательные данные, повторяющиеся на каждой странице. В колонтитулах часто пишут название главы (это обычно встречается в книгах), номера страниц, дату создания документа или, например, полный путь к файлу (очень удобная штука!).

Колонтитулы присутствуют в любом документе Word по умолчанию, только если в них нет никаких данных, вы их не видите.

Колонтитулов всего два: верхний и нижний. В них можно вставлять обычный текст (как у нас — название студии), картинки, таблицы, гиперссылки, а также автотекст (номера страниц, дата создания или печати документа, имя файла и т.п.).

Чтобы добавить что-то в колонтитул, нужно открыть панель редактирования колонтитулов (во вкладке «Вставка» кнопка «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул»). В Word 2010 есть набор встроенных шаблонных колонтитулов; можно выбрать готовый или взять какой-то из них за образец и отредактировать по своему вкусу.

Встроенные колонтитулы в Word

Важно иметь в виду, что колонтитулы всегда одинаковые для всего раздела (или, если вы не делили документ на разделы, то для всего текста). Поэтому если вам нужны разные колонтитулы на разных страницах, то документ необходимо поделить на разделы (как это сделать, описано в предыдущем примере, с ориентацией страниц) и отключить признак «как в предыдущем», который включен по умолчанию. Звучит сложно, но на самом деле все не так страшно. Еще раз: чтобы получить разные колонтитулы на разных страницах, нужно сделать так:

  1. Разделить документ на разделы («Разметка страницы — Разрывы — Разрывы разделов — Следующая страница»).
  2. Перейти в панель редактирования колонтитула («Вставка — Колонтитулы») и, выбрав колонтитул каждом из разделов, отключить кнопку «Как в предыдущем».
    Колонтитул как в предыдущем
  3. Заполнить колонтитул в каждом из разделов.

Нумерация заголовков

В технических и особенно юридических документах совершенно необходимо нумеровать все разделы и подразделы, чтобы всегда в тексте можно было сослаться на нужный пункт, например: «параметры хостинга должны соответствовать требованиям, указанным в пп. 4.3.3. и 4.3.4 настоящего ТЗ». Если нумеровать вручную, то при любом изменении, добавлении или удалении разделов нумерацию придется исправлять опять же вручную. Представьте себе, как весело было бы редактировать наш стандартный договор, в котором 9 разделов, в каждом из них примерно по 5 подразделов, а в некоторых из них еще и подразделы третьего уровня. Плюс потом так же вручную выискивать и исправлять ссылки.

А избежать этого развлечения очень просто, если знать, что Word может нумеровать заголовки автоматически. Для этого надо немножко изменить стандартные стили и построить многоуровневую нумерацию заголовков (для разделов и вложенных в них подразделов). Вот как это делается.

  1. Каждому заголовку нужно присвоить правильный стиль (нужного уровня).
  2. В панели «Главная»в разделе «Абзац» нажать кнопку «Многоуровневый список».
  3. Там уже есть готовый многоуровневый список для заголовков. Нужно просто выбрать его, и дело сделано.
    Колонтитул как в предыдущем
  4. Если же вы использовали нестандартные стили для заголовков или имеющийся список вас по каким-то причинам не устраивает (не такой стиль нумерации, неправильный порядок заголовков), его можно отредактировать. Для этого нужно нажать кнопку «Определить новый многоуровневый список».
  5. Откроется окно «Определение нового многоуровнего списка».
    Колонтитул как в предыдущем
  6. Дальше порядок такой:
    1. Выбираете уровень заголовка.
    2. Формат номера (тут имеются в виду символы, которыми отделяются друг от друга разделы, обычно это точка).
    3. Нумерация (арабские цифры, римские, буквы или как-то еще).
    4. Связать уровень со стилем — вот тут нужно убедиться, что порядок нумерации соответствует уровню заголовоков.
    5. И повторить для каждого уровня заголовков (плюс можно еще подправить другие параметры, я перечислила только основные).

Хозяйке на заметку: согласно ГОСТ, в конце номера раздела и подраздела точка не ставится (т.е., 2.5.1 Общие требования — правильно, 2.5.1. Общие требования — неправильно).

Теперь остается только присвоить каждому заголовку правильный стиль. А дальше при любом изменении порядка разделов нумерация будет изменяться автоматически.

Приятный бонус: те самые ссылки на «пп. 4.3.3 и 4.3.4» теперь тоже будут обновляться автоматически, если их проставить не вручную, а перекрестными ссылками (см. прошлую статью).

 

Пока что на этом все. Формат блога не позволяет строчить огромные тексты, но, может быть, когда-нибудь еще будет продолжение этой серии статей. Word — штука мощная, и если уж найдешь способ работать с ним более удобным и простым образом, то грех не поделиться с окружающими.