Встречи и переговоры — неотъемлемая часть рабочего процесса интерактивного агентства. Случается, что на один день у нас приходится по 5-8 скайп-конференций и деловых встреч. Длительность каждого из таких мероприятий — от 15 минут до часа. Причём, часть подобных мероприятий очень полезна, а часть — это время, спущенное в трубу. Беда заключается как раз в том, что толковые совещания на практике встречаются гораздо реже, чем бестолковые переговоры.

Когда переговорные процессы занимают больше половины рабочего времени, невольно задумаешься: а нельзя ли их как-то оптимизировать? Оказывается, можно. Я постепенно приучил себя нескольким несложным приёмам, которые наверняка покажутся полезными и вам!

Приём No1: Введите систему ценностей переговоров

Я выработал для себя 3 градации ценности переговоров:

  1. Электронная переписка по e-mail, Skype или Viber (занимает меньше всего времени) — как правило, я прошу всех новых клиентов сперва написать в письменном виде задачу мне на почту, чтобы зафиксировать её.
  2. Телефонные разговоры или скайп-конференция (как правило, занимают около 15-30 минут времени). Многие клиенты и партнёры любят говорить «голосом быстрее». Но я больше в это не верю. Скайп-конференция для меня оправдана тогда, когда обсудить что-либо нужно втроём или вчетвером, и если разговор объёмный.
  3. Очные встречи (занимают от 30 минут до часа + время на дорогу). Я стараюсь проводить очные встречи как можно реже. Дорога — это всегда трата времени, даже если вы стараетесь проводить его с пользой. Очные встречи оправданы, когда вы участвуете в конкурсе, и вам необходимо представиться, либо когда вы устраиваете презентацию вашей работы, либо когда в мероприятии должны участвовать более 4 человек.
Приём No2: Определяйте цель и задачу совещания

Удивительно, как много бесцельных совещаний я теперь могу вспомнить. В отдельных случаях, на такие совещания выделялся целый день! Сегодня перед каждой встречей и перед каждым совещанием я задаюсь вопросом: ради чего я трачу на это своё время? Если ответа на вопрос нет — я не провожу встречу вообще. Ведь как может быть результативной встреча, если у неё нет цели?

Теперь, когда мне говорят что-то в духе: «Анатолий, нужно встретиться!», я всегда спрашиваю: «Какова цель нашей встречи?». Если мой собеседник отвечает как-то в духе «по телефону долго объяснять, лучше просто встретиться», я скорее всего на встречу не поеду.

Приём No3: Ограничивайте время совещания

Я всегда договариваюсь с клиентами о регламенте. На встречу всегда нужно выделять ограниченное время. Я лично считаю, что максимальный предел времени для очной встречи — 45 минут. Если вы придёте на встречу подготовленным, этого будет достаточно.

Исключения, конечно же, бывают. Но чаще длительное время совещания связано не с объёмом задачи, а с уровнем подготовки к встрече.

Приём No4: Составляйте план разговора

Совещания тогда затягиваются и превращаются в балаган, когда они не имеют структуры. Чтобы структурировать разговор, я всегда составляют план мероприятия. Я записываю, какие вопросы у меня есть, и озвучиваю цели переговоров сразу! Идти по пунктам в переговорном процессе всегда легче и лучше.

Приём No5: Ведите протокол совещания

Я считаю очень важным записывать ключевые тезисы со встречи в электронном виде. Поэтому на всех совещаниях, которые мы проводим, я обязательно прошу вести протокол совещания, в котором фиксируется вся ключевая информация — к каким выводам пришли, какой план действий выработали, о чём договорились.

Приём No6: Говорите коротко

Когда я выступал докладчиком на TechCrunch от проекта «Taberna Hub» я впервые познакомился с изумительной практикой. Организаторы конференции ограничивали докладчиков тремя минутами.

Если докладчик не укладывался в отведенное время, ему просто выключали микрофон. За три минуты нужно было рассказать концепцию проекта, объяснить модель монетизации, доказать состоятельность концепции и озвучить дорожную карту. Кажется, что столько тем упаковать в три минуты крайне сложно, но оказывается, что если ты готовишься и заранее выкидываешь из доклада всю воду, то это более чем реально. Теперь я считаю три минуты оптимальным временем для озвучивания практически любой информации. Если нужно озвучить очень много данных — пять минут.

Приём No7: В один момент времени — один докладчик

И напоследок — просто немного этикета. Никогда и никого не перебивайте! Давайте вашему собеседнику довести мысль до конца. Если от имени вашей команды в переговорах участвуют двое — согласуйте ваши доклады. Не влезайте посреди фразы в доклад вашего коллеги, разве только он остановился или запнулся. Если он ошибся — укажите на это тогда, когда он закончит. Если вы слушаете чужой доклад, и у вас возникают к докладчику вопросы — фиксируйте их на бумаге или на компьютере и озвучивайте, когда человек договорит.