Несмотря на растущую популярность Google Docs, существование кучи платных и бесплатных альтернативных текстовых редакторов, MS Word все еще является самым популярным инструментом для создания текстовых документов. Бухгалтеры, предприниматели, профессора, студенты, копирайтеры, даже дизайнеры и программисты —всем им приходится иметь дело с документами, с обычными текстовыми документами в Word.

Все идет достаточно неплохо, пока эта работа заключается просто в наборе текста и печати его на принтере. Тогда никому нет дела до того, как оно там набрано в редакторе, главное, чтобы на бумаге выглядело красиво, ну и чтоб без ошибок.

Проблемы начинаются, когда первоначальный текст начинают редактировать (особенно, когда редакторов несколько), вставлять или удалять куски, когда возникает необходимость, например, добавить оглавление или быстренько откатить исправления. Возникает страшная неразбериха, взаимное непонимание между участниками и вообще ад кромешный. А все потому, что кто-то поленился заглянуть в справку.

Но я этих поленившихся очень хорошо понимаю и даже сама… иногда... Поэтому я сейчас напишу в популярной форме, как избежать самых возмутительных упущений при работе с Word, и буду молить судьбу, чтобы мне больше никогда не пришлось вылавливать в тексте комментарии и правки, выделенные желтым, красным и светло-фисташковым цветом, пытаться сориентироваться в оглавлении, составленном вручную, и править номера рисунков, которые никто не корректировал с момента создания документа.

Секрет 1. Примечание

Неправильное комментирование в Word Так комментируют текст плохие люди. Никогда не делайте так.
Правильное комментирование в Word Примечания в документе должны выглядеть так.

В MS Word есть такой инструмент, называется «Примечание». Как это ни странно, он нужен для того, чтобы вставлять в текст примечания.

Как это делается:

  1. Выделяете слово или фразу, которую хотите прокомментировать.
  2. Во вкладке «Рецензирование» находите кнопку «Создать примечание» и нажимаете ее.
  3. В появившейся выноске пишете текст примечания.

Примечания отображаются на полях документа, так что их можно быстро просмотреть. При этом сразу видно, кто автор этого примечания — его имя указано в скобках, плюс примечания разных авторов выделены разными цветами.

Хозяйке на заметку: имя автора примечаний Word берет из сведений о пользователе («Файл — Параметры — Общие»). Позаботьтесь о том, чтобы по этим инициалам можно было идентифицировать автора.

Сведения о пользователе в Word

Полезный бонус от примечаний: если вы пользуетесь этим инструментом, вы всегда знаете, все ли примечания вы учли, и вам не придется внимательно пролистывать сто страниц. Потому что пока вы не удалите все примечания, в документе всегда будут широкие поля справа.

Секрет 2. Запись исправлений

Это должно быть просто правилом хорошего тона для всякого, кто правит текст: перед тем, как изменять даже запятую, нужно включать запись исправлений. Невежливо заставлять людей выискивать 10 отличий в двух почти одинаковых версиях документа.

Запись исправлений в Word Так выглядит запись исправлений в Word.

Тем более, что эта функция включается всего лишь одной кнопкой «Исправления» (во владке «Рецензирование»).

Получив документ с записанными исправлениями, вы просто идете по тексту и принимаете либо отклоняете исправления один за другим. Ну или можно все сразу. Для этого есть специальные кнопочки во вкладке «Рецензирование».

Работа с исправлениями в Word Кнопки для работы с исправлениями.
Если вы не успели прочитать эту статью вовремя и не включили заблаговременно запись исправлений, в следующий раз я расскажу еще один секрет: как все-таки найти отличия в двух версиях одного документа. Следите за рекламой.

Секрет 3. Стили

Обычно говорят, что стили нужны, чтобы можно было легко и просто изменить шрифт, кегль или цвет заголовков по всему документу, ну или что-то в этом роде. Веб-разработчикам, с их идеологией раздельного хранения структуры веб-документа и таблицы стилей, такой подход вообще будет как родной. В общем, так оно и есть, только на обычных пользователей Word этот аргумент не очень действует. По правде сказать, шрифт заголовков и впрямь требуется менять не особо часто. Но от стилей в Word иногда еще бывает и другая польза, но об этом чуть ниже.

А пока просто поверьте, что хотя бы только заголовкам разделов стили нужно задавать обязательно. И это делается элементарно.

  1. Выделяете заголовок.
  2. Во вкладке «Главная» в блоке «Стили» выбираете один из стандартных шрифтов для заголовков.
Стандартные заголовки в Word Заголовки, оформленные стандартными стилями.

Секрет 4. Оглавление

А теперь вы поймете, зачем нужно было оформлять заголовки стилями. Потому что если вы не поленились и сделали это, то оглавление вы сможете добавить за пять секунд:

  1. Устанавливаете курсор в нужное место в документе и выбираете во вкладке«Ссылки» «Оглавление — Собираемое оглавление».
  2. Нажимаете кнопку ОК.
Оглавление в Word 2010 Добавление оглавления.

В том же меню «Оглавление», нажав кнопку «Оглавление» можно поиграться с настройками, из них самые полезные — это «Форматы» (внешний вид оглавления) и «Уровни» (это уровни заголовков, которые будут выводиться в оглавление). Тем, кто еще не чувствует себя свободно в обращении с Word, я настоятельно еще раз рекомендую заголовки оформлять только стандартными стилями (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.), причем ориентируясь именно на уровни заголовков, а не на красоту и размер шрифта, потому что при формировании оглавления Word по умолчанию использует именно эти стандартные стили.

Дополнительные настройки оглавления в Word Дополнительные настройки оглавления.

С автоматически составленным оглавлением есть еще небольшой нюанс. Если вы редактировали текст, добавляли разделы, меняли заголовки и т.п., все эти изменения автоматически в оглавлении не отражаются. Чтобы получить актуальное оглавление с правильными номерами страниц и всеми заголовками, его необходимо обновить. Для этого надо щелкнуть в области оглавления и нажать кнопку «Обновить таблицу».

Обновление оглавления в Word

Секрет 5. Перекрестные ссылки

И наконец, последний на сегодня маленький фокус. Предположим, вам в тексте надо сослаться на какой-то предыдущий раздел или указать, на какой странице искать данные. Можно, конечно, так и написать буквами: «Об этом подробнее в разделе «План работ» или «см. стр. 14». Но это глупо. Потому что вам может понадобиться переименовать «План работ» в «Календарный план», а перед страницей 14 вставить еще 20 абзацев текста, и бывшая страница 14 окажется 22-й. И тогда придется ползать по всему документу, отлавливать такие отсылки и редактировать их.

По-человечески в Word такие штуки делаются с помощью перекрестных ссылок. Таким вот образом:

  1. Во вкладке «Вставка» в блоке «Ссылки» выбираете «Перекрестная ссылка».
  2. Выбираете тип ссылки (скорей всего вам подойдет «Абзац» или «Заголовок»).
  3. В списке находите абзац или заголовок, на который нужно сослаться.
  4. Указываете, на что хотите сослаться (номер страницы, номер абзаца, текст абзаца и т.д.).
  5. Нажимаете кнопку «Вставить».
Перекрестные ссылки в Word Добавление перекрестной ссылки.

И теперь после любых манипуляций с документом у вас всегда будут актуальные ссылки, достаточно лишь обновить поля (почти так же, как в случае с оглавлением, — щелкнуть правой кнопкой на ссылке и в контекстном меню выбрать «Обновить поле»).

 

Это были самые общеупотребительные приемы работы в Word, которые нужны всем. Но у меня есть в запасе еще несколько секретов для более продвинутых пользователей. Об этом — в следующей статье.